OA在企業(yè)發(fā)展中的八大作用

隨著國內(nèi)企業(yè)經(jīng)營模式的改變，由計劃向市場的轉(zhuǎn)變，由注重生產(chǎn)向提高服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)管理質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，辦公自動化（OA）實現(xiàn)的功能發(fā)生了相應(yīng)的變化，不僅僅是收發(fā)文系統(tǒng)、車輛管理、會議管理等辦公室文秘等行政人員常用功能，今天完整的OA系統(tǒng)將真正與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營掛鉤，從效率經(jīng)濟達到更好的服務(wù)于管理，從而提升企業(yè)的整體市場反應(yīng)能力。

下面分別從促進團隊內(nèi)部競爭、領(lǐng)導辦公與決策、企業(yè)工作流程的管理、目標管理和項目管理、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境、實現(xiàn)相關(guān)部門信息化、推進企業(yè)文化建設(shè)、加快知識型企業(yè)轉(zhuǎn)型等方面闡述OA系統(tǒng)的作用。

一、 領(lǐng)導辦公與決策

依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導層得以在第一時間批閱各式文件，調(diào)閱最新動態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報表)，監(jiān)督計劃執(zhí)行、項目進展，并據(jù)此下達決策和指令。
通常OA系統(tǒng)的建設(shè)被認為是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的系統(tǒng)，但等到企業(yè)其他系統(tǒng)建設(shè)已基本結(jié)束，突然發(fā)覺各級領(lǐng)導的計算機上什么信息都看不到，領(lǐng)導對企業(yè)內(nèi)運營情況一無所知，唯一獲得信息的途徑就是開會。于是企業(yè)內(nèi)的各級領(lǐng)導就在馬不停蹄穿梭于各種大會小會之間，時間、金錢都浪費在這些會議上了，目的只有一個：就是解決領(lǐng)導同志的“睜眼瞎”問題。企業(yè)不同于行政機關(guān)，需要創(chuàng)造經(jīng)濟效益，這種無謂的會議浪費了領(lǐng)導大量的精力，而解決這個問題的途徑是建設(shè)OA系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的建設(shè)將辦公信息、公眾信息、業(yè)務(wù)信息流通到相應(yīng)的環(huán)節(jié)，通過OA系統(tǒng)領(lǐng)導可以一改以往的工作的模式——改被動接收信息為主動獲得信息，改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式?？梢哉fOA系統(tǒng)是連接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的龍頭，是提高工作效率、促使企業(yè)良性循環(huán)的催化劑。

二、 企業(yè)工作流程的管理

企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來促使業(yè)務(wù)條理清晰地進行。
顧名思義，工作流應(yīng)該是工作任務(wù)在多個人或單位之間的流轉(zhuǎn)。在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種流轉(zhuǎn)實際上將表現(xiàn)為信息或數(shù)據(jù)在多個人之間的傳送。它所要解決的主要問題是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標，或者是促使此目標的實現(xiàn)”。
利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向采購、資金申請、網(wǎng)上報銷等等供流轉(zhuǎn)使用，降低企業(yè)員工花費在找人簽批、審核等上面的時間，可以把更多的精力投入到本職工作，領(lǐng)導可以實時察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進行監(jiān)督，很方便的發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。

三、 目標管理和項目管理

目標管理是現(xiàn)代企業(yè)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、組織目標運用系統(tǒng)化的管理方式，把各項管理事物展開為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動，激勵員工，共同參與，以實現(xiàn)組織和個人目標，努力工作的過程。
通過OA系統(tǒng)中計劃管理功能模塊，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進行查詢和總結(jié)。

大型企業(yè)常常面臨部門之間的合作及企業(yè)中分布式項目團隊的交流協(xié)作問題。項目團隊經(jīng)常要交換各自的想法并且布置下一階段的任務(wù)。分布式的團隊中的項目管理常會碰到跨部門和跨地區(qū)等種種障礙。
OA系統(tǒng)提供項目協(xié)作功能，可隨時了解項目進展和各協(xié)作部門的進度及狀況。項目協(xié)作包括：
-項目相關(guān)信息：了解項目背景、大概情況利于盡快切入項目中。
-項目任務(wù)及分解：了解各階段進展情況，做好分工協(xié)作安排。
-項目信息實時動態(tài)：了解項目實施動態(tài)，以便采取相應(yīng)措施。

四、 企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境
溝通企業(yè)領(lǐng)導與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，但作為大型企業(yè)，部門眾多、人員眾多，分支機構(gòu)異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。
通過網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式加強了人與人之間、部門與部門之間，員工與領(lǐng)導之間、分公司與總部之間的溝通，提高了工作效率，保證了及時決策。
電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡(luò)會議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。
會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等等都可以通過OA系統(tǒng)進行交流，不僅省卻了找人、等人的時間，而且使溝通更及時、更充分。
將外地分支機構(gòu)納入OA系統(tǒng)中可以有效的降低電話、傳真、差旅等方面的費用。

五、 促進相關(guān)部門信息化

現(xiàn)代應(yīng)用軟件系統(tǒng)越來越走向?qū)I(yè)化，軟件廠商開發(fā)的多是信息化程度要求高的業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用軟件如財務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件、客戶管理系統(tǒng)等等并形成體系和市場規(guī)模。但對企業(yè)的有些部門信息化缺乏相應(yīng)的專業(yè)應(yīng)用軟件來解決繁瑣的工作。
OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優(yōu)勢，利用這些特性可以針對性的開發(fā)一些部門的應(yīng)用軟件，提高這些部門的信息化程度，例如：
合同管理，將日常合同計算機管理的應(yīng)用層面由簡單的合同登記、打印、存檔擴展到合同審批、報表統(tǒng)計生成、分類專門管理、歸檔設(shè)置等各個方面，突出在實際運作中企業(yè)的合同管理中至關(guān)重要的方面，涵蓋了在合同登記、分級審批、分類整理、報表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同范圍內(nèi)的各類文件資源、信息資源、知識資源有效地集中管理起來。
檔案管理，管理企業(yè)各職能活動中形成的歸檔文件，歸檔的文件按照國家標準GB/T11822-89、GB9705-88等檔案管理標準進行類目設(shè)置和案卷目錄的編排，允許用戶根據(jù)具體的情況和上級要求靈活修改類目的設(shè)置，自動加順序號、支持案卷打印，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案借閱管理。
ISO9000管理，實現(xiàn)文件化的管理，包含有質(zhì)量手冊、程序文件、各種三級文件以及程序執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各種質(zhì)量記錄文檔。這些文檔內(nèi)容可進行分門別類的有效管理，方便歸檔和查找。

六、 推進企業(yè)文化建設(shè)

通過OA系統(tǒng)，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。
另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開辟了通道，OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效渠道，意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設(shè)計了匿名功能，管理層通過員工的意見和改進建議，了解員工想法及時解決提出的問題，營造良好的氛圍。調(diào)動員工關(guān)心企業(yè)、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。

七、 加速知識型企業(yè)的轉(zhuǎn)型

OA系統(tǒng)還提供了學習功能和知識共享機制。現(xiàn)代OA系統(tǒng)的核心是知識的管理，目的幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識，并在恰當?shù)臅r候?qū)⒄_的知識傳遞出去，使企業(yè)員工在實踐中學會采用最為合適的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)勞動。
文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設(shè)定使用權(quán)限。
培訓系統(tǒng)，把培訓員工的材料知識、規(guī)范制度以及所有有價值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供員工以各種形式進行學習和培訓。這種培訓完全可以不受時間、空間的限制。

八、促進團隊內(nèi)步良性競爭

OA的數(shù)據(jù)透明可促進團隊內(nèi)部良性競爭，以童虎OA為代表的協(xié)作型OA多維度的展現(xiàn)員工的工作業(yè)績和效果，圖文并茂并且數(shù)據(jù)共享透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會與其他員工競爭工作量和工作效果。

總結(jié)：OA系統(tǒng)屬于成熟的應(yīng)用軟件，并且客戶化靈活，OA項目和企業(yè)其他信息化項目相比投資小、實施周期短、風險低，應(yīng)用效果也是多方面的，一個更顯著的差別是OA項目是一個以人為本的項目，說白了它是一個以管理信息為表現(xiàn)形式實質(zhì)是管理人力和組織協(xié)作模式的一個系統(tǒng)，不同于其他以資金（財務(wù)系統(tǒng)）或網(wǎng)絡(luò)集成為主體的固定資產(chǎn)化項目,所以要想使OA系統(tǒng)的實施達到預(yù)定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，另一方面軟件提供的功能與企業(yè)的管理模式和方法相融合尤為重要。

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